Öffentliches Protokoll der 1. Vorstandssitzung vom 08. Oktober 2016

Anwesend: (…)
Entschuldigt: (…)

Beginn der Sitzung: 19:21 Uhr
Ende der Sitzung: 22:21 Uhr

TOP 1. Begrüßung und Besprechung der Tagesordnung

Der Vorsitzende begrüßt die anwesenden Vorstands- und Vereinsmitglieder und verliest die Tagesordnung.

Da der Schriftführer nicht anwesend ist, wird ersatzweise ein Protokollant für die Vorstandssitzung bestimmt. Der Beisitzer wird vorgeschlagen und bei der Abstimmung einstimmig als Protokollant angenommen.

Es wird beantragt, den Punkt „Mitgliedsbeiträge“ teilweise auch in einem nichtöffentlichen Teil zu behandeln, da hier auch personenbezogene Daten besprochen werden. Der Antrag wird einstimmig angenommen.

Es wird beantragt, der Tagesordnung einen Punkt „Sonstiges“ hinzuzufügen. Der Antrag wird einstimmig angenommen.

TOP 2. Feststellen der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende stellt fest, dass der Vorstand beschlussfähig ist, da mehr als die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.

TOP 3. Status Vereinseintragung

Der Vorsitzende berichtet über den Status der Vereinstragung. Der Anwalt möchte nochmals Rücksprache mit der Gerichtspflegerin halten und dem Verein einen geänderten Satzungsentwurf zukommen lassen. Leider gab es dazu bisher keine Rückmeldungen mehr seitens des Anwalts. Der Vorstand ist unzufrieden über die Geschwindigkeit dieses Prozesses und möchte diesen möglichst beschleunigen. Darüber hinaus stehen noch Forderungen seitens des Anwalts gegen uns in noch unbekannter Höhe aus. Der Vorsitzende bemüht sich, diese Themen schnellstmöglich zu klären.

TOP 4. Prozesse

Der Vorstand bespricht, welche Prozesse - und wie diese - zu definieren sind.

Prozess „Mitgliederaufnahme“

Ein Mitgliedsantrag geht ein, es wird darüber abgestimmt. Sobald die Mehrheit der Vorstandsmitglieder über den Antrag positiv abgestimmt hat, gilt das Mitglied als aufgenommen, auch wenn noch nicht alle Vorstandsmitglieder darüber abgestimmt haben.

Anschließend wird das Mitglied vom Schatzmeister in der Mitgliederverwaltung angelegt und via E-Mail über den Beitritt informiert und begrüßt. Diese E-Mail soll Informationen zur Begleichung der Mitgliedsbeiträge enthalten.

Sobald der Verein eingetragen und im Besitz eines eigenen Bankkontos ist, soll der Mitgliedsantrag um die Möglichkeit der Erteilung eines SEPA Lastschriftmandats erweitert werden.

Hierfür wird allerdings eine Gläubiger-ID benötigt, welche erst nach Eintragung beantragt werden kann. Dem Mitglied muss dann per E-Mail auch die Mandatsreferenz-ID mitgeteilt werden.

Prozess „(ausstehende) Mitgliedsbeiträge“

Der Vorstand diskutiert über die Ausstellung von Rechnungen und Mahnungen bei Mitgliedsbeiträgen. Es wird festgestellt, dass keine Rechnung, jedoch aber eine Mahnung für einen säumigen Mitgliedsbeitrag ausgestellt werden kann.

Die Beitragsordnung legt fest, dass Stichtag für die Begleichung von Mitgliedsbeitragen der erste Tag eines Monats ist. Es soll zu Mitte des Monats der Fälligkeit eine Erinnerung per E-Mail versendet werden. Bei Rückstand von mehr als einem Mitgliedsbeitrag soll zu Beginn eines Monats eine Mahnung per E-Mail versendet werden.

Bei einem Rückstand von mehr als zwei Mitgliedsbeiträgen ruht laut Satzung die Mitgliedschaft. Hierüber ist der Vorstand sowie das Mitglied durch den Schatzmeister per E-Mail zu informieren.

Bei einem Rückstand von mehr als sechs Mitgliedsbeiträgen stimmt der Vorstand auf der nächsten Vorstandssitzung über Ordnungsmaßnahmen gegenüber dem Mitglied ab. Unabhängig davon hat der Schatzmeister natürlich weiterhin, auch nach Beendigung der Mitgliedschaft des Mitglieds, auf die Begleichung der offenen Mitgliedsbeiträge hinzuwirken.

20:29 Uhr — Pause

20:35 Uhr — Ende der Pause

Prozess „Beendigung der Mitgliedschaft“

Der Schatzmeister ist über Austrittswünsche und Ausschlüsse aus dem Verein zu informieren.

Bei Austrittswunsch/Kündigung hat der Schatzmeister den Eingang der Kündigung sowie das Austrittsdatum unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen per E-Mail dem Mitglied zu bestätigen.

Bei Ausschluss aus dem Verein endet die Mitgliedschaft mit Beschluss, das Mitglied ist hierüber durch den Schatzmeister per E-Mail zu informieren.

TOP 5. Geschäftsordnung

Es soll eine unter Berücksichtigung der heute definierten Prozesse eine Geschäftsordnung erarbeitet werden. Der Vorstand wird eine Geschäftsordnung erarbeiten, welche auf der nächsten Vorstandssitzung diskutiert und abgestimmt wird.

TOP 6. Mitgliedsbeiträge

Der Schatzmeister führt zu dem Thema Mitgliedsbeiträgen aus.

Ein Drittel der Mitglieder hat für den Monat August die Mitgliedsbeiträge nicht gezahlt. Ein Mitglied hat auf die Erinnerung nicht reagiert.

Im Monat September haben die Hälfte der Mitglieder ihren Mitgliedsbeitrag nicht beglichen, die Erinnerungs-E-Mail wird in den nächsten Tagen versendet.

„Erfreulicherweise“ haben bereits ein Drittel der Mitglieder ihren Mitgliedsbeitrag für den Monat Oktober beglichen. Positiv hervorzuheben ist die Zahlungsmoral der neu eingetretenen Mitglieder.

Auf Nachfrage des Vorsitzenden wird mitgeteilt, dass der Verein aktuell aus 15 Mitgliedern besteht.

In diesem Rahmen möchte der Schatzmeister auch über das aktuelle Vereinsvermögen informieren. Der Vorstand stimmt darüber ab, ob dieser Punkt im öffentlichen Teil der Sitzung behandelt werden kann. Es werden keine Gründe gefunden, die eine öffentliche Besprechung verhindern würden. Der Antrag wird einstimmig angenommen.

Der Verein verfügt aktuell über 495,00 € in seiner Barkasse.

Der Vorsitzende fragt nach dem durchschnittlichen Mitgliedsbeitrag und welche Einnahmen der Verein zu verbuchen hätte, wenn alle Mitglieder ihren Beitrag fristgemäß begleichen würden sowie den aktuell höchsten/niedrigsten Mitgliedsbeitrag.

Wenn alle Mitglieder den Mitgliedsbeitrag fristgemäß zahlen würden, würde der Verein 355,00 € monatlich als Einnahmen verbuchen können. Der durchschnittliche Mitgliedsbeitrag beträgt 23,66 €, der höchste Mitgliedsbeitrag liegt bei 50,00 €, der niedrigste Mitgliedsbeitrag bei 20,00 €.

In diesem Zusammenhang wird noch über die aktuelle Mitgliederverwaltungssoftware berichtet. Aktuell setzt der Verein die Software JVerein, welche lokal beim Schatzmeister in Betrieb ist. Es wird angeregt, diese Software woanders zu betreiben und auf eine PostgreSQL Datenbank zu migrieren.

21:20 Uhr — Das Vereinsmitglied (…) verlässt die Vorstandssitzung.

Der Vorstand diskutiert über verschiedene Lösungen. Die Lösung sollte auf dedizierter Hardware, möglichst nicht „freistehend“ ohne Firewall im Internet und nur per VPN nutzbar sein. Zudem sollte die Lösung idealerweise nicht „freistehend“ im Internet stehen.

21:23 Uhr — Pause

21:29 Uhr — Ende der Pause

Es wird die Frage gestellt, ob nur eine Georedundanz über Backup oder auch ein Fernzugriff gewünscht ist. Kurzzeitig wird auch überlegt, die Anwendung neuzuschreiben. Es wird darüber abgestimmt, ob eine Lösung mit Fernzugriff gewünscht ist. Der Antrag wird einstimmig angenommen. Ergänzend wird auch darüber abgestimmt, ob diese Daten auch georedundant gesichert werden sollen. Der Antrag wird einstimmig angenommen.

Es wird über den Einsatz eines geeigneten Datenbankservers diskutiert. Neben PostgreSQL wird nun auch der Einsatz von MySQL vorgeschlagen. Ein Vorstandsmitglied bietet an, diese Datenbank auf einem bereits existierenden MySQL Server zu betreiben.

21:42 Uhr — Pause

21:50 Uhr — Ende der Pause

Es werden zwei Lösungen zur Abstimmung gebracht:

PostgreSQL auf dediziertem Server/VM: 2 Dafür, 1 Dagegen, 1 Enthaltung

MySQL auf existierendem Server: 1 Dafür, 2 Dagegen, 1 Enthaltung

Der Schatzmeister wird beauftragt, die Lösung auf Basis PostgreSQL auf dedizierter Hardware oder zumindest VM umzusetzen. Es wird freigestellt, ob er die VM privat betreibt oder bei einem anderen Vorstandsmitglied oder gar bei einem Anbieter betreiben lässt.

Der Zugriff auf die Daten auf dem Server / in der VM muss auf den berechtigten Benutzerkreis eingeschränkt werden, das System ist regelmäßig zu aktualisieren.

Der Vorstand behandelt den „TOP 6 Mitgliedsbeiträge“ aufgrund personenbezogener Daten nun weiter als TOP 6a „Mitgliedsbeiträge“ im nichtöffentlichen Teil der Vorstandssitzung.

Der Vorstand möchte nun die Nichtöffentlichkeit herstellen. Es wird festgestellt, es ist kein Nichtvorstandsmitglied mehr anwesend. Es wird mit dem nichtöffentlichen Teil der Vorstandssitzung fortgefahren.

TOP 6a. Mitgliedsbeiträge (nichtöffentlicher Teil)

(nichtöffentlicher Teil der Vorstandssitzung entfernt)

(nach schriftlichem Beschluss des Vorstands vom 09.10.2016 wird folgender Teil aus dem nichtöffentlichen Protokoll in das öffentliche Protokoll übernommen):

Der Schatzmeister wird Mitglieder, die mindestens die Mitgliedsbeiträge für September und Oktober nicht beglichen haben, mit Zahlungsziel 7 Tage per E-Mail anmahnen.

Mitglieder, welche ihren Beitrag für Oktober noch schuldig sind, sollen Mitte des Monats an die Zahlung per E-Mail erinnert werden.

TOP 7 Sonstiges

Der Vorstand behandelt den einzigen Punkt aus „TOP 7 Sonstiges“ aufgrund personenbezogener Daten im nichtöffentlichen Teil der Vorstandssitzung als TOP 7a Sonstiges (nichtöffentlicher Teil).

TOP 7a Sonstiges (nichtöffentlicher Teil)

(nichtöffentlicher Teil der Vorstandssitzung entfernt)

22:21 Uhr — Ende der Vorstandssitzung

Wirges, der 08. Oktober 2016