2024-04-04-Vorstandssitzung
Vorstandssitzung vom 04.04.2024
Beginn: 19:34
Ende: 22:09
Teilnehmende: Der gesamte Vorstand (namentlich mit Funktion: Erwin Klundt (Schriftführer), Patric Steffen (Vorstandsvorsitzender), Lars Oppermann (stellv. Vorstandsvorsitzender), Philipp Menke (Kassenwart), Fabian Otto (Beisitzer)), als auch die Mitglieder: Michaela, Mirco, metaln00b, Karl
TOP 1: Begrüßung und Festellung der Beschlussfähigkeit
Der Vorstandsvorstandsvorsitzende begrüßt alle anwesenden Vorstandsmitglieder und die anwesenden Mitglieder zur 9. Vorstandssitzung. Er stellt fest, dass die Beschlussfähigkeit gegeben ist, da alle Vorstandsmitglieder anwesend sind. Die Einladung erfolgte Fristgerecht und die Mitglieder wurden satzungsgemäß informiert und zusätzlich ebenso eingeladen.
TOP 2: Bestätigung Umlaufbeschlüsse
Der Vorstandsvorsitzende und stellv. Vorstandsvorsitzende besprechen, welche Beschlüsse durch die Vorstandsvorsitzung bestätigt werden müssen. Dabei werden diese kurz angesprochen und kurz reviewed. Somit hat jedes Vorstandsmitglied nochmal eine Möglichkeit bei bereits digital beschlossenen Dinge nochmal zu klären. Es gab keine Beanstandungen und die Beschlüsse werden somit von der Vorstandssitzung bestätigt.
Beschluss: Die Umlaufbeschlüsse aus den Jahren 2022 und 2023 werden bestätigt.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Dem Beschluss wurde einstimmig zugestimmt.
TOP 3: Anfrage Herausgabe von Beschlüssen
Der Vorstandsvorsitzende berichtet darüber, dass ein Mitglied von einem bestimmten Zeitraum alle Anträge zur Verfügung gestellt bekommen möchte. Er schlägt vor, dass er diese mit ggf. notwendigen Schwärzungen im datenschutzrelevaten Bereichen dem Mitglied zur Verfügung stellen würde. Der Beisitzer stellt die Frage, ob dies erlaubt ist, weil die Protokolle ja "geheim" seien. Der Vorstandsvorsitzende erläutert, dass dies nicht der Fall ist. Die restlichen Vorstandsmitglieder sowie einzelne Mitglieder stimmen dieser Aussage zu. Der Vorstandsvorsitzende beschreibt weiter, dass ja gerade die Transparenz einer unserer Grundsätze ist und daher ja auch im Wiki alle dokumentierten Beschlüsse des Spaces hinterlegt werden könnten. Einzige Ausnahme wären die, welche personenbezogene Daten beinhalten. Der Vorstandsvorsitzende beschreibt den Beschluss.
Beschluss: Der Vorstandsvorsitzende als auch der Schriftführer treffen sich, um die Dokumente zu sichten, ggf. Schwärzungen anzuwenden und geben diese dann gesammelt dem Mitglied weiter.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Dem Beschluss wurde einstimmig zugestimmt.
TOP 4: Rückmeldung bzgl. Eintragung des neuen Vorstandes
Der Schriftführer fragt nach dem Stand der Eintragung des neuen Vorstandes. Der Vorstandsvorsitzende erläutert, dass die notwendigen Unterlagen alle dem zuständigen Amtsgericht eingereicht wurden und es noch etwas dauern könnte, bis die Eintragung erfolgt ist.
TOP 5: Zusammenarbeit Vorstand / Zufriedenheit
Der Vorstandsvorstandsvorsitzende berichtet von verschiedenen Gesprächen und dem letzten gemeinsamen Essen. Dabei möchte er nochmal daran erinnern das man gerne offen in der Gruppe kommunizieren kann und dann auch die jeweilige Unterstützung erfährt. Auch wenn es mal schwieriger werden sollte, solle man dies direkt in der Gruppe kommunizieren.
TOP 6: MV
Der Vorstandsvorstandsvorsitzende erläutert, dass eine MV dieses Jahr einberufen werden muss. Weiter möchte er diese bereits vor dem WAMP einberufen. Der stellv. Vorstandsvorsitzender möchte auf der nächsten MV das Thema "Kommunikation im Verein" ansprechen. Eine Sammlung weiterer Themen wird als extra TOP an die Vorstandssitzung angehangen.
Der Termin wird auf den 24.05.2024, 18:30 Uhr bestimmt.
TOP 7: Mitgliederentwicklung bzw. Finanzentwicklung
Der Kassenwart erläutert, dass wir derzeit knapp 7.000 € an Mitgliedsbeiträgen sowie Spenden auf dem Konto liegen. Die Mietkosten sind durch die Vergrößerung und aber auch generell gestiegen. Dabei wird auch vom Wechsel des Stromanbieters auf E.ON berichtet, da dieser günstiger als der bisherige Anbieter war. Dabei wird auch kurz über den Stromverbrauch des Spaces diskutiert.
Die Rückstellung von Anwaltskosten für das Eintragungsverfahren soll aufgrund des Ablaufes der Verjährungsfrist aufgelöst werden und dem Verein zur Verfügung stehen.
Beschluss: Die Rückstellung von Anwaltskosten für das Eintragungsverfahren der Westwoodlabs e.V. wird aufgrund des Ablaufes der Verjährungsfrist zur Forderung der Kosten aufgelöst. Das Geld der Rückstellung steht nun dem Verein frei zur Verfügung.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Dem Beschluss wird einstimmig zugestimmt.
TOP 8: (Hardware-)Schlüssel
Der Vorstandsvorsitzende spricht an, dass er allgemein über die "Hardware"-Schlüssel sprechen möchte und grundlegend regeln möchte. Jeder im Vorstand und das Mitglied Maik Nauheim hat inzwischen einen Hardware-Schlüssel für die Türe zu den Vereinsräumen. Da derzeit noch nicht schriftlich festgehalten ist, wie mit den Schlüsseln z.B. umgegangen werden sollte, regt der Vorstandsvorsitzende an, dies nun zu klären. Dies soll über eine Art Zusatzvereinbarung geklärt werden. Der Vorstandsvorsitzende möchte einen Text vorbereiten und dies in der Vorstandsgruppe weiter besprechen.
TOP 9: Vereinsinfrastruktur
Der stellv. Vorstandsvorsitzende spricht an, dass er und einige andere Mitglieder sich wünschen würde, wenn die Infrastruktur dem Verein bzw. dem Vorstand gehören würde. Gerade Domains, Server und Backups müssten dem Verein zugehörig sein. Der Beisitzer stimmt dem zu und spricht an, dass er gerne eine "Infra-Doku" hätte. Der stellv. Vorstandssitzende findet, dass dies im Wiki dokumentiert werden kann.
Beschluss: Die gesamte Vereinsinfrastruktur soll im Wiki öffentlich dokumentiert werden. Dabei soll auch der Besitzer von Domains und der Server als auch der Backups mit eingetragen werden.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Der Beschluss wird einstimmig angenommen.
Beschluss: Zentrale Domains (also Westwoodlabs.de und westwood.camp) sollen in Vereinshand übergehen.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Der Beschluss wird einstimmig angenommen.
TOP 10: Bericht Regiotreffen
Der stellv. Vorstandsvorsitzende berichtet dem Vorstand vom Regiotreffen auf dem EH und das die Un-Hack-Bar nun Erfa ist. Auch wird von einem kurzen Gespräch mit SMTB aus dem CCC e.V. Vorstands berichtet.
TOP 11: Sonstiges
TOP 11.1: Bericht "Treffen von kleinerer Spaces"
Der Schriftführer berichtet von den "Treffen kleinerer Spaces". Dabei wird erzählt das bspw. ein kleinerer Text auch in die Datenschleuder veröffentlicht werden soll. Weiter berichtet er, dass dadurch weitere Vernetzung der kleineren Spaces gefördert werden soll.
TOP 11.2: Themen für die MV
Der stellv. Vorstandsvorsitzender wirft auf, dass er das Thema "Kommunikation im Verein" auf der nächsten MV ansprechen will. Dabei möchte er "Vereinsinternere"-Kommunikation haben, da die Gruppe dann eben für "alle" Themen benutzt wird.
Beispiele für eine Lösung: "Westwoodlabs-Orga"-Gruppe aufmachen oder ähnliches. Eine "perfekte" Lösung gibt es laut ihm noch nicht.
Vorschläge für die MV:
- "Westwoodlabs"-Orga-Gruppe (Schreibrechte für Mitglieder, lesend für alle)
- Es so zu lassen, aber "strenger" durchgreifen bei z.B. ewigen Diskussionen zwischen zwei Personen
- Interoperabilität zwischen den Gruppen
Weitere Themen für die MV sollen sein:
Thema für die MV: Beschlüsse aus der letzten MV
Thema für die MV: Entlastung des Vorstandes
Thema für die MV: Erinnerung an die Raumordnung
Thema für die MV: Tag der offenen Hackerspace-Tür (immer das letzte Märzwochenende)
Eine Einladung des Vorstandes zur MV wird noch verteilt.
TOP 11.3: Easterhegg 2026 in den Westwoodlabs
Das Mitglied Michaela berichtet, was eine Easterhegg ist.
Diese wird alle ungerade Jahre von Hamburg und alle geraden Jahre von unterschiedlichen Spaces, welche sich darauf in den Regiotreffen beworben haben, ausgetragen. Dabei wird auch von dem Besuch des letzten Easterhegg 2024 in Regensburg berichtet.
Teile des Vorstandes fanden, dass man das ganze 2026 in Koblenz an der Uni 2026 organisieren könnte. Das Mitglied Michaela spricht an, dass es vielleicht mit dem WAMP etwas viel werden könnte an Orga. Weiter berichtet sie dazu, dass sich aber bisher kein Space daran "verhoben" hätte. Der Vorstand spricht sich aus, dass dieses Thema auf die MV getragen wird und eben diese dann eine Entscheidung treffen sollte.
Der Vorstand des lokalen Koblenzer Hackerspace "Haxko" wird über diese Idee informiert und auch befragt, ob man an einem gemeinsamen Strang ziehen will.
Beschluss: Die Planung wird locker weiter verfolgt.
Abstimmung:
* Zustimmung: 5
* Enthaltungen: 0
* Ablehnung: 0
Der Beschluss wird vom Vorstand einstimmig angenommen.