2023-03-17-Vorstandssitzung

Öffentliches Protokoll der 7. Vorstandssitzung vom 17. März 2023

Anwesend: (...)

Beginn der Sitzung: 19:20 Uhr
Ende der Sitzung: 23:54 Uhr

TOP 1. Begrüßung und Besprechung der Tagesordnung

Der Vorsitzende eröffnet die siebte Vorstandssitzung und verliest die Tagesordnung.

    
TOP 2. Feststellen der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende stellt fest, dass der Vorstands beschlussfähig ist, da alle Vorstandsmitglieder anwesend sind.

TOP 3. Bestätigung der Geschäftsordnung

Der teilweise neu gewählte Vorstand bespricht die Geschäftsordnung für den Vorstand. Es wird darüber gesprochen ob § 4 Satz 3 angepasst werden sollte. Davon wird erst mal abgesehen, es soll jedoch ein besonderer Blick auf diesen Satz gelegt werden in der nächsten Zeit. Ansonsten wird die Geschäftsordnung von den alten sowie den neuen Mitgliedern des Vorstandes bestätigt.

TOP 4. Diskurs über die Einbringung eines Plenums

Der stellv. Vorstandvorsitzende spricht an das der Vorstand derzeit noch sehr viele Themen entscheiden würde, wo eine MV zu viel für wäre aber eine einfache Entscheidung der Mitglieder die gerade im Space sind zu wenig ist. Weiter bringt er ein das ein das eine Art von Plenum oder ähnliches dieses Problem aus seiner Sicht beheben könnte. Er würde nun gerne von den restlichen Vorstandsmitgliedern die Sichtweise erfragen. Das Mitglied Michaela erzählt wie es ähnlich kleine Hackerspaces durchführen. Da jeder Hackerspace eigene Anforderungen und Regelungen haben, ist dies in anderen Hackerspaces sehr divers. Als Konsens innerhalb des Vorstandes ist es gegeben das eine potenzielles Protokoll von solchen Plenen öffentlich verfügbar sein sollte. Dabei sollten Anwesenheitslisten, bis auf Vorstandsmitglieder, pseudonomysiert werden. Weiter soll der selbstgewählte Nickname bei Mitgliedern genannt werden und bei potenziellen Gästen eine Individuelle Rahmenregelung getroffen werden.

Der Vorstandsvorsitzender möchte den Announcment-Kanal in Telegram mehr nutzen für solche Abstimmungen. Laut seiner Sicht spräche erst mal dafür das es direkt abonnierbar ist und man diese Nachrichten damit weniger überlesen kann. Der Beisitzer bringt den Punkt an, das wir dort nicht nur Mitglieder*innen erreichen und damit auch Gäste abstimmen könnten. Weiter führt er als Punkt für eine Art eines Plenums an das es so zu "Verbindlichkeiten" führen würde. (Man kauft halt das was besprochen wurde z.B.) Es wird darüber gesprochen ob eine Mailingliste oder Telegramgruppe gepflegt werden sollte. Der Vorstandsvorsitzende führt an, dass die Kommunikation innerhalb der Gruppe verbesserungswürdig ist.  

Der Vorstand schlägt vor erst mal die Kommunikation zu verbessern und das Thema auf die nächste Sitzung nochmal anzusprechen. Auch soll dieser Diskurs über den Anouncement-Kanal an Mitglieder weitergegeben werden und dort von den Mitgliedern abgestimmt werden soll.

Vorschlag des Vorstandes: Die letzte Entscheidung trifft der Vorstand. Dieser kann sich ein Meinungsbild über den Anouncement-Kanal einholen. Kommunikation der Entscheidung wird dann aber an die Mitglieder auch wieder ausgegeben.

TOP 5. Diskurs über einen Tresor in den Vereinsräumen

Der stellv. Vorstandsvorsitzender möchte den Tresor für Vorstandsdokumente und Bargeldbeträge der Barspenden nutzen. Aufgrund von mangelnder Kommunikation für den bereits beschafften Tresor gibt es negative Resonanzen der Mitglieder laut ihm. Es werden verschiedene Verfahrensweisen besprochen als auch werden verschiedene Pro- sowie Contra-Argumente ausgetauscht. Beispielsweise wird angegeben, dass der Tresor keine wirkliche Sicherheit bietet und auch das eigentlich der persönliche Austausch von Dokumenten innerhalb des Vorstandes gut geklappt hat - somit eine "Zwischenlagerung" quasi nicht nötig sei. Da es aber auch Momente gab für die eine "Zwischenlagerung" im Vereinsräumen gut wäre.

Es wird folgender Vorschlag geschlossen:

Der Vorstand einigt sich auf einen Ort an dem der Tresor auf gehangen wird und die PIN wird auf eine geändert, welche nur der Vorstand weiß. Der Briefkasten, welcher vorher für die Kontaktverfolgung für die COVID-19 Pandemie genutzt wurde, wird nun zu einem "Vorstandsbriefkasten" umfunktioniert. Dort können Mitglieder, Gäste und andere Vorstandsmitglieder Dinge für den Vorstand hinterlegen. Einen Hinweis an den Vorstand ist trozdessen zu geben, das dort etwas lagert.

TOP 6. Diskurs über die Zusammenarbeit im neu gewählten Vorstand

Hier wird auf den vorangegangen TOP verwiesen. Die Kommunikation soll verbessert werden und der Vorstandsbriefkasten soll Verwendung finden.

TOP 7. WAMP

Der Vorstandsvorsitzender fragt die Urlaubsplanung der anderen Vorstandsmitglieder ab. Er möchte bereits früher mit der Übergabe des Veranstaltungsortes übernehmen. Fahrten für die Besorgungen sollen besser  verteilt werden. Er regt an, das es die Organisation nun verstärkt wird. Eine Lösung für Badges wird besprochen. Der Beisitzer möchte sich um das Thema kümmern und wird eine Rückmeldung an die jeweilige Orga-Gruppe zurückmelden.

Verkaufte Tickets: 44 (Bezahlt:40)

Pause: 20:40 Uhr - 21:12 Uhr

TOP 8. Informationsaustausch bzgl. des eigens geschriebenen Mitgliederverwaltungstools

Der Kassenwart teilt seine Meinung über openPetra mit. Er findet dies nach etwas Klickerei "gruselig". Er hat nun ein eigenes MwSt angefangen zu schreiben. Eine externe Cloud-Lösung von Buhl wird besprochen, aber eher negativ angesehen. (Cloudlösung, Auftragsdatenverarbeitung,..)

Beschluss: Es wird regelmäßig nach besseren Lösungen geschaut. Die Unterstützung der Weiterentwicklung von MwSt wird durch den Kassenwart weiter geführt.

TOP 9. Diskurs über potenzielle neue Räumlichkeiten

Der Vorstand diskutiert über die potenzielle Möglichkeit die Räume direkt nebenan zu mieten. Jedoch wird dafür eine Erhöhung der monatlichen Mietkosten um 300€ zu leisten. Das ist derzeit nicht Stemmbar für den Verein. Es wird über Möglichkeiten der Finanzierung gesprochen. Aus den Mitgliedern wird dieses Vorhaben positiv gesehen und ein großer Teil dieser würde auch für eine gewisse Zeit seine Mitglieds- sowie Förderbeiträge erhöhen um die Kosten für die neuen Räume zu stemmen. Einen Hinweis auf einen potenziellen Punkt an dem die Kosten für die neuen Räume durch die "normalen" Mitglieds- sowie Förderbeiträge erreicht worden sind, wird vom Vorstand angenommen.

Wie nun vorgegangen werden soll:
Nach der Vorstandssitzung werden die Mitglieder über den Anouncement-Kanal informiert das eine positive Abstimmung in der Vorstandssitzung zu den neuen Räumen gab. Die Mitglieder werden nun gebeten sich vertrauensvoll an den Vorstand sich zu wenden. Dabei sollen sie sagen wie hoch ihr Mitglieds- oder Förderbeitrag für  eine Anpassung der Lastschrift nun gestellt werden soll. Um neue Fördermitgliedschaften als auch um neue Mitgliedschaften soll nun mehr geworben werden. Der Vermieter soll nächste Woche für einen Termin eingeladen werden, dabei soll eine Entfernung der Wand zwischen den beiden neuen Räumen geklärt werden. Ein Rückbau wird dem Vermieter angeboten.

Die potenzielle Raumbelegung wird besprochen:
- Die neuen Räume werden derzeit noch durch eine Wand getrennt. Sollte eine Entfernung der Wand kein Problem sein, wird in diesem neuen "großen" neuen Raum ein neuer "Hauptraum" gestaltet werden.
- Der alte "Hauptraum" soll zur Werkstatt gestaltet werden.
- Der alte "Nebenraum" bei der Küche, wird von den Elektronikarbeitsplatz in den alten "Hauptraum" verlegt. Dabei wird nun der alte "Nebenraum" dann zur Lounge umgewidmet.

Pause: 21:50 Uhr - 22:58 Uhr

TOP 10. Fördermitglieder/Sponsoren: Werbung auf der Webseite?

Anlass des TOP ist das eine Firma Fördermitglied werden will im Space. Diese Firma will dies Medial für Eigenwerbung nutzen. Der Vorstand findet das Firmen grundsätzlich als okay wenn Firmen das selbst für Eigenwerbung nutzen. Eine "Werbung" für Firmen, welche regelmäßig Spenden oder Fördermitgliedschaft abschließen wird durch den Vorstand sehr kritisch gesehen.   Es wird auf andere Lösungen wie im Stratum0 bspw. hingewiesen. Es wird diskutiert wie mit Förderungen und der "Gegenleistung" für Firmen die Fördern umgegangen werden sollte.

Wie nun umgegangen werden soll mit Fördern:
- Eine Seite im Wiki mit allen Fördern und Mitgliedern, wenn diese das auch wollen, wird erstellt. Dabei wird nur ein Bild oder ein Text OHNE Verlinkung erlaubt.
- Eine Verlinkung dieser Wikiseite wird in den Footer der Hauptseite eingearbeitet.
- Bei einer Verbloggung der neuen Räume wird den Fördern und Mitgliedern gedankt.

TOP 11. Sonstiges

TOP 11.1:  Filament abrechnen?

Der Beisitzer möchte für das Filament im Space eine Spendenempfehlung abgeben. Zur Errechnung der verursachten Kosten eines Druckes wird eine Wage besorgt. Auf dieser sollen die Drucke, Stützmaterial und evtl. Fehldrucke gelegt werden, gewogen werden und so die empfohlene Spende errechnet werden.

Der Vorstandsvorsitzende bittet die teilnehmenden Mitglieder den Raum zu verlassen, da noch über einen nicht öffentlichen Teil im Vorstand gesprochen wird.

TOP 11.2: Abstimmung über die Aufnahme neuer Fördermitgliedschaften (NICHT ÖFFENTLICH)

Rodenbach-Udert, der 17. März 2023